كيفية وضع خطط التحسين والمتابعة

مقدمة
على الرغم من أن فكرة التخطيط قديمة قدم الحضارة البشرية نفسها فإن مفهوم التخطيط بالمعنى العلمي حديث النشأة إذ يرجع إلى أوائل الربع الثاني من القرن العشرين عندما خرج الإتحاد السوفيتي على العالم بأول خطة خمسية للتنمية من 1928 وحتى 1933م. وبعد الحرب العالمية الثانية انتشرت فكرة التخطيط وأخذ كثير من الدول بأسلوب التخطيط من أجل أحداث التقدم الاقتصادي والاجتماعي .
إننا نعيش الآن عصر العولمة الذي يتسم بسرعة التغير وما أفرزته من تحديات محلية وعالمية لعل من أهمها الانفجار المعرفي والتطور التكنولوجي وثورة المعلومات، ولكي يواكب مدير المدرسة هذه المتغيرات فإن عليه أن يدرك أن الأخذ بالتخطيط هو سبيله لمواجهة تلك التحديات، إذ يعد التخطيط بمعناه الشامل ضرورة إنسانية حتمية لمجابهة المشكلات ومواجهة التحديات الحالية والمستقبلية عن طريق وضع استراتيجيات محددة للتعامل مع الأحداث وتحقيق المرونة في التعامل مع المتغيرات المتسارعة في مجالات الحياة المختلفة.
أن الإستراتيجية أو التوجيه الاستراتيجي هو الطريق الذي يحدد التوجهات الخاصة بالأنشطة ولمواجهة المشاكل والتعامل مع التغييرات الداخلية والخارجية , ولاشك أن التخطيط يحدد مسار العمل، ويعمل على زيادة الكفاءة والفاعلية الإدارية، وهو الوظيفة الأولى والأساسية في عمل الإدارة المدرسية بصفتها واجهة المدرسة ، ولا تتحقق فعالية التخطيط إلا من خلال قيام الإدارة المدرسية بوضع استراتيجية واضحة المعالم محددة لمجابهة مواقف مستقبلية وفقا لرؤى مدروسة.
1- تعريفات التخطيط : -
التخطيط في جوهرة لا يخرج عن كونه عملية منظمة واعية لاختيار أحسن الحلول الممكنة للوصول إلى أهداف معينة . أو عبارة أخرى هو عملية ترتيب الأولويات في ضوء الإمكانيات المادية والبشرية المتاحة . وينبغي هنا أن نفرق بين التخطيط والخطة . فالتخطيط عملية مستمرة أما الخطة فهي و ضع التخطيط في صورة برنامج موقوت بمراحل وخطوات وتحديد زمني ومكاني , والتخطيط قد يكون طويل المدى أو قصير المدى وقد يكون شاملاً لكل القطاعات الاقتصادية والاجتماعية أو جزئياً أو خاصاً بقطاع معين كقطاع الصناعة أو التعليم أو الخدمات وهكذا . وقد يكون التخطيط على المستوى القومي أو الإقليمي أو المحلي .
• وعملية التخطيط تشتمل على عدد من الخطوات المنطقية هي:
[1] التحديد المسبق للأهداف المراد الوصول إليها.
[2] وضع السياسيات والقواعد التي نسترشد بها في اختيارنا لأسلوب تحقيق الهدف.
[3] وضع واختيار بديل من بين عدة بدائل متاحة لتنفيذ الهدف المطلوب، وتحديد الإمكانات اللازمة لتنفيذ هذا البديل.
[4] تحديد الإمكانات المتاحة فعلاً.
[5] تحديد كيفية توفير الإمكانات غير المتاحة.
[6] وضع البرامج الزمنية اللازمة لتنفيذ الهدف، والتي تتناول تحديد النشاطات اللازمة لتحقيق الهدف، وكيفية القيام بهذه النشاطات، والترتيب الزمني للقيام بهذه النشاطات ثم تحديد المسؤولية عن تنفيذ هذه النشاطات.
ينقسم التخطيط إلى ثلاث مستويات :
1ـ التخطيط الاستراتيجى وهو تخطيط طويل المدى تقوم به الإدارة العليا ( وزارة التربية والتعليم ) .
2ـ التخطيط التكتيكى وهو تخطيط متوسط المدى تقوم به الادارة الوسطى ( كالمديرية أو الادارة التعليمية مثلاً ) .
3ـ التخطيط الإجرائى أو التشغيلى وهو تخطيط قصير الأجل تقوم به الادارة الإشرافية
( المدرسة مثلا ) .
2- أهمية التخطيط :-
لقد زادت أهمية التخطيط في الوقت الحاضر نظرا لتعقد الأعمال وضخامتها ، كما أن الواقع العلمي والتجربة قد أثبتت أهمية الاعتماد على التخطيط قي جميع نشاطاتها وتصرفاتها وجعلها جميعا مقرونة بالتخطيط الجيد . كما تكتسب عملية التخطيط أهمية كونها عملية تهدف إلى تحديد مسارات العمل في المستقبل ، فالتخطيط يُرى المخطط الرؤية بوضوح .
وتتركز أهمية التخطيط في النقاط التالية :-
أ‌- تحديد مسارات العمل في مجالاته المختلفة .
ب‌- اختصار الوقت والجهد في عملية التنفيذ .
جـ- اختصار الزمن في عملية التطوير .
وللتخطيط فوائد كثيرة منها :
1 – تحديد وتوجيه المسارات الاستراتيجية للمدرسة .
2 – صياغة وتطوير رسالة المدرسة وأهدافها.
3 – تحديد القضايا الأساسية التي تشكل جوهر العمل المدرسي وتؤثر في اتخاذ القرارات التي تتناسب مع القضايا المطروحة فى العمل المدرسي .
4 – تحديد الأهداف الإجرائية والوظائف والمسئوليات المحددة لكل عضو في المدرسة.
5 – وضع تصور لمستقبل المدرسة من خلال الكشف عن واقع وإمكانيات المدرسة ومواردها المتاحة
6 – التركيز الدائم على القضايا الأساسية ذات العلاقة بواقع المدرسة ومستقبلها.
7 – التركيز على أهمية المشاركة والتعاون بين أعضاء المجتمع المدرسي والعاملين والمجتمع المحلى لتحقيق أهداف المدرسة.
8- تحديد جوانب القوة والضعف في المدرسة من خلال عمليات القياس والتقويم والمتابعة المستمرة.
- أهم أسباب نجاح التخطيط :
* الدقة في التشخيص * الشمول * المرونة * الواقعية * التدرج * الحماس
* الابتكار* روح الفريق * المتابعة المستمرة
3- تعريف خطة تحسين الأداء المدرسي
الخطة- أى خطة- تصـور مسـتقبلى لمجموعة العمليات والإجراءات
التي يمكن لمجتمع المدرسة أن يقوم بها خلال فترة زمنية معينة, وفيها تسـتخدم الموارد المادية والبشرية المتاحة لتحقيق الأهداف المرجــوة
أما خطة التحسين فهي الوثيقة المكتوبة التي تصف و تحدد البرامج والأنشطة التي ستقوم بها المدرسة للإرتقاء بمستوى الممارسات التعليمية السائدة فيها للوصول بها إلى مستوى المعايير القياسية في مجالاتها المختلفة.
أهداف خطة التحسين:
1-مساعدة أفراد مجتمع المدرسة في تحقيق الأهداف العامة
2-التغلب على فجوات الأداء الناتجة عن التقييم الذاتي
3-تنظيم الجهود من أجل التوصل لمستوى الأداء المطلوب
4- حصول الإجماع في آراء أفراد المجتمع المدرسي نحو تنفيذ الأنشطة المطلوبة لتحقيق الأهداف
5- تحقيق الإلتزام لدى كل فرد في مجتمع المدرسة نحو دوره و مسئولياته في تنفيذ البرامج والأنشطة.
6- تنظيم إدارة الوقت بتحديد الوقت اللازم لكل نشاط
7- تحديد الامكانات اللازمة للتمويل و مصادرها
8- سهولة و دقة تنفيذ متابعة الأداء و التقويم المرحلي.
محددات خطة التحسين المدرسى
•وجود أهداف واضحــة ومحـددة لتوجيـه مسارالخـطة نحـو عمليات التحسين .
•توحيد المفاهيم والمصطلحــات المستخدمة فى خطـة التحسين والتطوير.
•توافــر المـوارد والإمكانيات اللازمــة لإحـداث عمليـات التطوير والتحســين المسـتهدفة.
•مـدى اقتنـاع مجتمع المدرسة بضرورة بـذل الجهد للوصول إلي تحقيق مستويات عالية من التطوير والتحسين .
خطوات عمل الخطة
•تشكيل فريق التحسين المدرسى .
•تدريب الفريق على خطوات العمل .
•تطبيق التقييم الذاتى للمدرسة.
•تجميع البيانات و تحليلها.
•اعداد صياغة أولية لخطة التحسين المدرسى .
•عرض الخطة على مجلس الامناء .
•اعتماد الخطة من مجلس الامناء بعد اضافة التعديلات .
•تقديم الخطة للادارة .
•بدء تنفيذ الخطة .
العضوية المقترحة لفريق التحسين المدرسي
•مدير المدرسة
•رئيس مجلس الأمناء
•وكيل النشاط
•أخصائي اجتماعي
•ممثل عن المدرسين
•عضو من أعضاء مجلس الأمناء (من غير العاملين بالمدرسة)
•مسئول وحدة التدريب و التقويم بالمدرسة
•ممثلين عن الطلبة
خطوات بناء خطة التحسين:
تشكيل فرق العمل لبناء الخطة
وضع الجدول الزمني لتنفيذ الخطة
تحديد وصياغة الاهداف العامة ( من المعايير )
وضع الاهداف الإجرائية المرحلية ( من المؤشرات )
وضع الأنشطة التي تحقق الأهداف المرحلية (من الممارسات)
تحديد الأدوار و توزيع المسئوليات
تحديد مؤشرات النجاح في تحقيق أهداف الخطة
تحديد الوقت اللازم و التوقيت المناسب للتنفيذ
تحديد التمويل اللازم لكل نشاط ومصادره
مراحل تنفيذ خطة التحسين
أولا : التهيئة و الاستعداد
الإعلام بالخطة
إقرار الخطة
تأمين الموارد اللازمة
التعرف على مدى نجاح التهيئة و الاستعداد
ثانيا : تشكيل فريق إدارة تنفيذ خطة التحسين
المدير
وكيل
ممثل المعلمين
ممثل مجلس الأمناء
ممثل أولياء الأمور
ممثل فريق التقييم الذاتي
ممثل فريق بناء الخطة
ثالثا تحديد مهام الفريق
جدولة خطة التحسين
إعداد برنامج التوعية بخطة التحسين
توفير الإمكانات
متابعة تنفيذ الخطة
تذليل العقبات و حل المشاكل
مهارات أعضاء فريق إدارة تنفيذ الخطة
إدارة الوقت
الاتصال
إدارة الأزمات
إدارة الامكانات
المشاركة الفعالة
القدرة على اتخاذ القرارات
إدارة التغيير
مهارات المتابعة و تقويم الأداء
رابعا : تنفيذ الخطة
يجب مراعاة ما يلي عند بدء و أثناء التنفيذ :
الاحتفال عند البدء
البدء في الموعد المحدد
تحديد مواعيد دورية للاجتماعات
المتابعة المستمرة للأداء
إدارة وقت التنفيذ بفاعلية
الالتزام بعمليات التقويم المستمرة
الاحتفال بكل نجاح يتحقق
الاستمرار في تحقيق الأهداف على التوالي
مفاهيم أساسية:
1- فجوات الأداء:
الفجوة الأدائية
ـ هي الفجوة بين ما ينبغي أن تكون عليه الأمور مقارنة بالوضع الحالي.
ـ الأداء المرغوب (بناء علي المعايير )
ـ الأداء الفعلي ( بناء علي بيانات تحليل التقييم الذاتي )
ـ أوجه قصور الأداء ( كما يصفها تقرير التقييم الذاتي)
و مما لا شك فيه إن نجاح الفريق في إتمام هذه الخطوة يؤدى إلى :-
1ـ توفير معلومات أساسية يتم بناءً عليها وضع خطة التحسين .
2ـ التحديد الدقيق للأهداف المرجو تحقيقها و مستوى الأداء المرغوب في تحقيقه داخل المدرسة.
3ـ تصميم الاستراتيجيات و الإجراءات التي يجب القيام بها.
4ـ تحديد حجم الموارد المطلوب توافرها للتغلب على هذه الفجوات
تحديد المستهدفين من الأنشطة .
5ـ زيادة مشاركة العاملين و المعنيين في مناقشة الأمور المتعلقة بالمؤسسة .
2ـ الأهداف العامة و الإجرائية
الأهداف العامة
تحدد الوضع الذي ترغب في إن يكون علية الموقف بعد انتهاء الخطة و تركز على المخرجات المرغوب فيها .لا يجب إن يركز الهدف العام على الأنشطة
سمات الأهداف العامة
ـ الهدف العام عبارة وصف للتغيرات طويلة المدي في حياة الناس.
ـ الحالة المستهدفة بعد انتهاء الأنشطة.
ـ الهدف العام جملة واسعة لما تأمل في تحقيقه.
ـ الأهداف العامة ذات مدى طويل وتتصف بالعمومية بشكل كبير.
ـ الأهداف العامة تحدد شكل ما سوف تقترحه.
الأهداف الإجرائية
هي نتائج محددة قابلة للقياس يمكن تحقيقها في فترة زمنية محددة وهى تؤخذ مباشرة من الأهداف العامة
مواصفات الهدف الإجرائي
أن يكون :
محدداً Specific S
قابلاً للقياس Measurable M
قابلاً للإنجاز Achievable A
واقعياً Realistic R
له بعد زمني Time-bound T


مثال لهدف عام وهدف إجرائي
الهدف العام الأهداف الإجرائية
تنمية مهارات معلمي المواد الخمسة (اللغة العربية، الرياضيات، العلوم، الدراسات الاجتماعية واللغة الانجليزية) في استخدام التعلم النشط في تدريس مواد تخصصهم معلمو مادة اللغة العربية قادرون على إعداد دروس وفق التعلم النشط بنهاية شهر نوفمبر 2009 .
معلمو مادة الرياضيات قادرون على تصميم مصادر تعلم متنوعة تخدم المنهج بنهاية شهر ديسمبر 2009 .
معلمو مادة العلوم قادرون على استخدام أساليب تقويم متنوعة في مواد تخصصهم. بنهاية الفصل الدراسي الأول للعام الدراسي 2008- 2009
3ـ تحديد الاستراتيجيات :
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بالأتي :-
- تحويل الأهداف الإجرائية التي تمت سابقا إلى استراتيجيات و التي يقصد بها الأنشطة والإجراءات التي يجب أن يقوم بها أفراد المجتمع المدرسي كل بحسب موقعه لتحقيق أهداف الخطة و بحيث يكون لكل هدف اجرائى مجموعة من الأنشطة والإجراءات التي تحققه .
- إعداد قائمة مجمعة لكل الأنشطة المقترحة .
- بعدها يحدد فريق قيادة التقييم الذاتي اجتماع يجمع العاملين بالمدرسة و أعضاء مجلس الأمناء ، لعرض ما تم التوصل إليه في إعداد الخطة و عرض تفصيلي للأنشطة المقترحة ، ثم الاتفاق على مجموعة من المحددات للاختيار من بين جملة الأنشطة المقترحة و التي من شأنها تحقق أهداف خطة التحسين . و التوصل إلى قائمة نهائية للأنشطة التي سوف يتم إدراجها في الخطة .
- بعدها يتم الاتفاق على مسئول تنفيذ لكل نشاط وفق مواصفات محددة وتحدد الزمن المناسب لكل نشاط من هذه الأنشطة
والنشاط فى عبارة بسيطة هو أداء مجموعة من المهام والواجبات لتحقيق هدف خاص إجرائى محدد مع تحديد الطريقة التى يتم اختيارها لتحقيق الأهداف المطلوبة .
4ـ تحديد المسئوليات فى التنفيذ والزمن :
وفي هذه الخطوة يتم تحديد من المسئول عن التنفيذ والتوقيت الذي سيتم فيه تنفيذ هذا النشاط .ويفضل عند تحديد المسئول أن يكون فرد واحد محدد حتى يسهل عملية ألمحاسبيه وحتى لا تضيع المسئولية بين عدد من الأفراد حتى وإن كان هذا الفرد سوف يعمل مع مجموعة من الأشخاص الآخرين فله حق التنسيق والاستعانة بمن يشاء ولكي تكون المسئولية في النهاية عن أداء هذا النشاط ترجع لشخص مسئول بعينه .
5 ـ الزمن: ينبغى أن يكون هناك وقت محدد لفترة تنفيذ الخطة
أوراق العمل :
1- رصد فجوات الأداء
2- صياغة الأهداف العامة والأهداف الإجرائية
3- تحديد الأنشطة المقترحة للخطة
4- تحديد المسئوليات فى التنفيذ
5- نموذج لخطة التحسين المدرسى
6- نموذج متابعة لخطة التحسين المدرسى .